候補日は上司や主役の日程をメインにある程度強引に決める。
上司や飲み会の主役、そして自分が出席できる日を候補日に決めます。
飲み会日程の候補日を上げる時に、全員の都合を考えていくと中々きまりません。
参加人数が多くなるほど難しくなりますよね。
なので、候補日の段階では、絶対に参加が必要な人の予定で決めてしまいましょう。
多少強引でも、早めに候補日を決めることが重要です。
候補日は3日～５日
飲み会の候補日として３日～５日ほど日数をあげます。
あまり多く候補日を出しすぎると、参加者の方のスケジュール管理が難しくなりますし、管理する自分も大変になります。
私としては管理がし易い3日がベストと考えています。
とにかく早く候補日の連絡を！
候補日の連絡はとにかく早くすることがベストです。
みなさん予定は毎日決まっていきます。もちろんあなたもそうでしょう。
先に決まった予定を優先するので、飲み会の予定を早く決める事は参加人数を増やす事にもつながります。
仕事ができる幹事は行動も早い物です。理想は幹事に選ばれた翌日には、候補日連絡をするのがベストです。
検討中の人を減らす
検討中の人を減らす為にも、返信の締め切り日を決めておきましょう。
参加者の人数にもよりますが、私は1週間程度を目途に決めています。
締め切り日を長くしてしまうと、余裕を持ちすぎて連絡しない人も出てきますし、短すぎると忙し方からの返信がなかったりします。
締め切り前に返信がなかった方には連絡して直接聞くことも必要になってきます。
この時に飲み会に参加したくなくて返事をしない方も出てきます。
そういう時は、参加したくない理由を聞いて、できる限りその理由を消せるようにしましょう。
きっとその人以外にも本当は思っていることを言えない人もいますので、みんなが楽しめる飲み会に変えていきましょう。
日程調整ツールを使う
3～４人程度の飲み会なら電話やLINEなどで十分予定を組めますが、人数が多くなるほど予定を立てるのは難しくなってきます。
そんな時は日程調整ツールやアプリを利用しましょう。
いくつかの日程調整ツールを紹介しておきます。
参加者の連絡先を知っておく
参加者の連絡先を把握しておくこともおすすめします。
当日の遅刻や欠席、集金や返金など急に連絡を取りたい場面も出てきます。
連絡先を知っておくだけで気持ち的にも楽になりますので聞けるのなら聞いておきましょう。
キャンセルの締め切りを決める
早めに開催日を決めて予定を入れてもらっていても、直前でキャンセルが発生する場合もよくあります。
理由も色々あるので仕方がないことですが、お店を予約している場合キャンセル料が発生します。
なので飲み会キャンセルの締め切りを作っておきましょう。
締め切りは予約したお店に、いつまで人数変更が可能か確認して、その1日以上前の日に設定しておきましょう。
前日にはリマインドメールを送る
飲み会開催日の前日や当日には「明日（本日）よろしくお願いします」などのリマインドメールを送るようにしましょう。
やはりうっかり忘れている方も中にはいるでしょうし、明日飲み会であってるのかと不安に思う方もいるはずです。
私は前日のメールだけしています。
最後に
日程調整はたくさんの人の予定を考えないといけないので幹事の仕事の中でも大変です。
- 候補日は上司や主役の日程をメインにある程度強引に決める。
- 候補日は3日～５日
- とにかく早く候補日の連絡を！
- 検討中の人を減らす
- 日程調整ツールを使う
- 参加者の連絡先を知っておく
- キャンセルの締め切りを決める
- 前日にはリマインドメールを送る
上記の要点をもとに、ツールや幹事仲間と協力して進めていきましょう。
コメント